فرایند مدیریت دانش

 

مدیریت دانش مطابق مدل زیر (نمودار 2-3) به تشخیص دانش ، خلق دانش ، به اشتراک گذاشتن دانش ، توسعه دانش ، نگهداری دانش و اندازه گیری و ارزشیابی ، آموزش و بازخورد مناسب در جهت پر کردن شکاف دانش و رسیدن به اهداف استراتژیک سازمان و خلق نوآوری می پردازد . زمانی که سازمان ها نیاز به خلاقیت ، نوآوری و توسعه موفقیت آمیز دارند لازم است دانش کافی در اختیار آنها قرار گیرد (تشخیص دانش). دانش کافی، دانشی است که خلاء بین دانش موجود و دانش مطلوب راکه به عنوان شکاف دانش مطرح است بر طرف نماید . دانش مطلوب همان اهداف استراتژیک یک سازمان است که قصد دارد با خلاقیت و نوآوری به بقا و موفقیت در عرصه رقابت بپردازد، بنابراین تشخیص دانش ، تلاشی حساب شده برای تعیین خلاء ها و نواقص دانش یک سازمان می باشد که هرچه این فاصله بیشتر باشد ، برای دستیابی به اهداف استراتژیک یک نیاز به داشتن دانش بیشتر است . پس از تشخیص دانش ، گام بعدی خلق یا تحصیل دانش است . خلق دانش ، به توانایی سازمان ها در ایجاد ایده ها و راه حل های نوین و مفید اشاره دارد . خلق دانش فرایند مهمی است که در آن انگیزه ، تلقین ، تجربه و شانس ، نقش مهمی ایفا می کنند . خلق دانش ، اشاره به کلیه فعالیت هایی دارد که موجب ورود دانش جدید به سازمان می شود مدیریت با دراختیار داشتن افراد و گروه های درون سازمانی و با همکاری افراد و گروه های برون سازمانی و با به کارگیری تدابیر ایجاد انگیزه ، حمایت ، تشویق به نوآوری و آموزش های برنامه ریزی شده براساس نیازها و اهداف سازمان به ایجاد محیطی مشارکتی می پردازد که حاصل آن برای سازمان بدست آوردن داده هایی است که پس از آن به صورت اطلاعات و در نهایت به خلق دانش منتهی می شود (نوناکا،2009).

 

سومین گام به اشتراک گذاشتن دانش تولیدشده می باشد . لازم است دانش قبل از بهره برداری در سطوح سازمانی در درون سازمان به اشتراک گذارده شود . تعامل بین فناوری های سازمان ، فنون و افراد می تواند اثر مستقیم برتوزیع دانش داشته باشد . اگر دانش تولید شده در اختیار دیگر افراد و گروههای سازمان قرار نگیرد : دانش تولید شده در حال رکود از مسیر نوآوری سازمان خارج می گردد : مهیا سازی شرایط ، سیاستها، ساز و کارها و فناوری های مناسب برای به اشتراک گذاشتن دانش در سازمان بستری است در جهت توسعه دانش که این مهم صورت نمی پذیرد مگر با ایجاد فرهنگ سازمانی مناسب ، پذیرش و اجرای کار.

 

لین (2007) در تحقیقی به بررسی عوامل موثر بر تسهیم دانش در سازمانها پرداخته است . او در این مطالعه سه دسته عوامل شامل ارتباطات درون واحدی ، ویژگی های ساختار سازمانی و فرهنگ سازمانی را مورد بررسی قرار داد که در ادامه به تشریح این عوامل می پردازیم :

 

ویژگی های ساختار سازمانی : این مطالعه سه ویژگی رسمیت ، پیچیدگی و تمرکز را مورد بررسی قرار می دهد . رسمیت به معنای محدودیت در مقررات ، قوانین ، رویه ها و دیگر هنجارهای رسمی سازمان است که در فعالیت های شغلی اعمال نفوذ می کند . پیچیدگی به معنای تقسیم کار در فعالیتهای سازمانی است . ودر نهایت ، تمرکز عبارتست از : توزیع قدرت تصمیم گیری در سازمان .

 

2-تعاملات درون واحدی : اعتماد و تعهد هسته اصلی موفقیت تعاملات در دورن واحدها می باشند . تعهد عبارتست از تعاملی بر اساس صداقت ، عدالت و شناخت بالای سازمان . در حالیکه اعتماد، تمایل یکی از اعضای سازمان به باور اعضای دیگر است . و با صلاحیت اعضای دیگر در زمینه تعهدات اندازه گیری می شود .

 

3-فرهنگ سازمانی : این تحقیق با نظریه هیل و جونز (1998) منطبق است که فرهنگ سازمانی را عقیده رایج ، قوانین ملموس و ارزش های تسهیم شده میان تمامی اعضای سازمان تعریف نموده است . چهارمین مرحله فرایند تولید دانش در جهت رسیدن به اهداف استراتژیک و نوآوری در سازمان ، توسعه دانش کارکنان سازمان و افزایش توانائی های آنها می باشد که در نهایت منجر به پویایی کارکنان سازمان و دانش آنها خواهد شد . در توسعه دانش باید به توسعه دو نوع ساختار دانش یعنی هم به توسعه دانش ضمنی ( با تقویت و تشویق کارکنان و انتخاب افراد زبده ) و هم توسعه دانش صریح ( تقویت دانش سازمان با به روز سازی آنها) اقدام ورزید . سازمان ها به منظور هدایت دانش فردی در جهت اهداف سازمانی ، باید محیطی برای اشتراک ، انتقال و تقابل دانش در میان اعضاء به وجود آورند (Belinger, 2004) . افراد را باید در جهت با مفهوم کردن تعاملاتشان آموزش دهند . برای بسط دانش مجموعه ، باید هر فعالیتی را در راستای توسعه ، تعامل منطقی بین کارکردها هدایت نمود . خلق دانش و توسعه آن بدون توجه به اصول نگهداری آن باعث انحلال دانش تولید شده خواهدشد ، بنابراین پنجمین مرحله ، از فرایند مدل مطرح شده ، نگهداری دانش تولید شده می باشد . در این مرحله توجه به نکات ذیل ضروری است (Genosis,2004)

1-محافظت از دانش تولید شده :

  • محافظت دانش تولید شده به شکل سخت افزاری و نرم افزاری .
  • عدم رسوخ دانش تولید شده قبل از به کار گیری به خارج از سازمان .
  • عدم رسوخ دانش ناکارآمد به دانش تولید شده .

 

2-دسترسی به موقع:

  • در دسترس بودن دانش تولید شده به شکل نرم افزاری و سخت افزاری در مواقع لزوم .

 

3- استفاده مجدد:

  • به کارگیری مدوام دانش تولید شده در قسمتهای مختلیف طراحی ، تولید و نوآوری در سازمان در جهت تحلیل نرفتن آن .

 

4- به هنگام سازی:

  • در صورت لزوم بایستی به دانش تولید شده ، اطلاعاتی اضافه یا کاسته گردد (همان منبع ، 2004).

 

مرحله ششم در مدل مطرح شده اندازه گیری و ارزشیابی دانش می باشد . در این مرحله با استفاده الگوهاو تکنیک های اندازه گیری ، سنجش و ارزیابی به ارزشیابی دانش تولید شده و نقش آن در رقابت پایدار و نوآوری پرداخته خواهد شد . این مرحله بهتر است بصورت ارزشیابی تکوینی در حین تولید تا اجرای دانش نیز به کار گرفته شود ، به طوری که در هریک از مراحل زیر ارزشیابی به عمل آید:

1.ارزشیابی از درک و نگرش نسبت مفهوم دانش و مدیریت آن .

2.ارزشیابی از دانش موجود و دانش مطلوب .

3.ارزشیابی از روشهای به اشتراک گذاشتن .

4.توسعه و نگهداری دانش تولید شده .

5.ارزشیابی از محیط های برون سازمان ( اجتماعی ، فرهنگی ، اقتصادی ، سیاسی ).

6.ارزشیابی از روش ها و رویه های انجام کار .

7.ارزشیابی از فن آوریهای نوین اطلاعاتی (همان منبع ، 2004).

 

مرحله هفتم در مدل ، بازخورد می باشد . منظور از باز خورد در فرایند تولید دانش ، انعکاس نتایج ارزشیابی و نقاط قوت و ضعف در تولید و توسعه و استقرار دانش به افراد ، گروه ها و مسئولان سازمان می باشد . بازخورد مشخص می کند که تا چه اندازه به دانش مطلوب سازمان نزدیک شده ایم و توانسته ایم شکاف بین دانش موجود و دانش مطلوب را مرتفع سازیم و از طرفی به چه دانش جدیدی نیاز داریم . ایجاد دانش جدید و رسیدن به توسعه پایدار و فن آوری نوین به غیر از به کار گیری افراد مختلف درون و برون سازمان امکان پذیر نمی باشد . به طوری که هرچه دانش تولید شده بیشتر و از کیفیت بهتری برخوردار باشد میزان نوآوری ، خلاقیت و توسعه پایدار در محیط های رقابتی بیشتر می باشد .

 

محققین جنبه های مختلفی را برای فرایند مدیریت دانش شناسایی کرده اند که در اینجا به برخی از آنها به صورت گذرا اشاره می شود هالسپل و جوشی (2002) در چارچوب خود به کسب ، انتخاب ، درونی سازی و به کارگیری دانش اشاره نموده اند 0

 

  • استفاده محدوده از دانش های موجود.

 

  • نبود مستندات درخصوص تجربیات به دست آمده از پروژه ها و کارها .

 

  • تولید خودکار دانش های بی اهمیت و بی ربط.

 

  • فرایندهای فرعی پیدایش دانش .

 

  • دانش های بیرونی ، نهادینه (درونی) نمی شود .

 

  • دانش ارتباطات اجتماعی مورد توجه قرار نمی گیرد.

 

  • هزینه ایجاد دانش می رود .

 

  • کم توجهی به مستند بودن و ضبط دانش بر محور استفاده کننده آن .

 

  • نبود ساختار مناسب برای تسهیم سریع دانش .

 

  • ترس از تسهیم دانش و ناتوانی در تسهیم آن .

 

  • سیستم انگیزشی نامناسب برای تسهیم دانش و توسعه آن .

 

  • دانش های حساس و کلیدی برای تصمیمات در اختیار نیست .

 

  • ضعف در ترجمه هدف های سازمان به هدف های دانشی

 

  • خبره هاو کارشناسان ، خود را بازنشسته یا سازمان را ترک می کنند (همان منبع ، 1386).