نقش کارکنان غرفه نمایشگاه
همه ساله در ایران و جهان نمایشگاههایی بزرگ داخلی و بین المللی برگزار میشود. بسیاری از شرکتها نیز در این نمایشگاهها با هدف و بی هدف شرکت میکنند. هر دو گروه این شرکتها، البته، دوست دارند حضوری موفق در نمایشگاه داشته باشند. اما آنچه که میتوان با قاطعیت ادعا کرد این است که بسیاری شرکتهایی که در نمایشگاهها حاضر میشوند از اهمیت و نقش حضور مناسب کارکنان در غرفه غافل میمانند:
به امید برجسته شدن نقش کارکنان غرفهها در موفقیت حضور نمایشگاهی شرکتها به ویژه برای صادرکنندگان کشور، به ذکر چند نکته مهم و مفید در رابطه با کارکنان غرفه میردازیم.
هر غرفه باید یک مدیر یا سرپرست داشته باشد. به علاوه وجود یک مترجم، کارشناس فنی فروش و یک کارگر که همگی از ظاهر و برخورد مناسبی برخوردار باشند نیز در غرفه ضرورت دارد. البته هر یک از این افراد باید آموزشهای لازم را در مورد فعالیتهای نمایشگاهی دیده و نسبت به اهداف شرکت در نمایشگاه نیز توجیه شده باشند. افراد مزبور علاوه بر لزوم داشتن حوصله کافی، انگیزه و تعهدی قوی، باید در مجموع از اطلاعات عمومی، اجتماعی، فنی و بازاریابی کافی برخوردار باشند. رعایت نکات زیر توسط کارکنان غرفهها، موفقیت شرکت را افزایش میدهد:
1)کارکنان در غرفه نشینند: نشستن کارکنان در غرفهها، این احساس را در بازدیدکنندگان به وجود میآورد که کارکنان اهمیتی به حضور آنها نمیدهند و یا این که دوست ندارند وقت خود را در اختیار آنها قرار دهند. باید توجه داشت که بازدیدکنندگان عموما به دنبال نقاط ضعف شرکت شما هستند.
2)کارکنان باید از خواندن در داخل غرفهها اجتناب کنند. برای جلب توجه بازدیدکنندگان فرصت بسیار کم است. بنابراین، فرصتها نباید به خاطر خواندن روزنامه یا مجله از دست بروند.
3)کارکنان باید از سیگار کشیدن، خوردن و آشامیدن، جویدن آدامس در داخل غرفه اجتناب کنند، چرا که بازدیدکنندگان علاقهمند و موثررا از پرسیدن منصرف میکنند.
4)کارکنان باید با تمام بازدیدکنندگان رفتاری مودبانه داشته و حدالامکان به پرسشهای هر یک با حوصله پاسخ دهند.
5)کارکنان باید از مکالمه تلفنی در غرفه خودداری کنند چرا که ممکن است بازدیدکنندگان را از دست بدهند.
6)کارکنان باید به گونهای در غرفهها بایستند که مانع دید بازدیدکنندگان نگردند. معمولا بهترین جا برای ایستادن گوشههای راست و چپ غرفه است.
7)مطالب نوشتاری تهیه شده جهت نمایشگاه (کاتالوگ، بروشور،..) را نباید در اختیار هر بازدیدکنندهای قرار داد. زیرا که تعدادی از آنها بلافاصله یا بعد از چند قدم، آنها را دور میریزند، ثانیا این مطلب موجب ایجاد هزینه برای شرکت میگردد. فراموش نگردد که این مطالب نوشتاری با هزینههای بالایی تهیه شدهاند.
8)کارکنان غرفهها باید سعی کنند از صحبت کردند در غرفهها با یکدیگر تا حد امکان خودداری کنند. صحبت کردن در غرفهها بیانگر بیتوجهی به محیط اطراف خود و بازدیدکنندگانی است که ممکن است خریداران موثر باشند.
9)کارکنان باید برای کلیه مراجعان به غرفهها یک میزان ارزش و اعتبار قائل گردند.
10)راهروهای تنگ و استقبال گسترده بازدیدکنندگان از بعضی غرفهها، رفت و آمد جلو این غرفهها را به اندازه مشکل میسازد، بنابراین کارکنان غرفههای مختلف نباید با صحبت با یکدیگر در مقابل غرفههای یکدیگر این مشکل را دامن زنند.
11)کارکنان باید خوش برخورد باشند تابدین وسیله بازدیدکنندگان بیشتری را جلب غرفه خود کنند.
12)کارکنان باید از نظر ظاهر کاملا آراسته باشند. این امر اگر چه مستقیما در موفقیت شرکت نقشی ندارد اما به طور غیر مستقیم نقش بسیار مهمی دارد، چرا که موجب ایجاد ذهنیتی مثبت در بازدیدکنندگان نبت به شرکت و پرسنل شاغل در آن میشود.
13)کارکنان غرفهها هنگام مذاکره با خریداران بالقوه بهتر است از نام آنها هنگام خطاب استفاده کنند، چرا که هر کسی دوست دارد که نام خودش را بشنود.
همان طور که ذکر شد، کارکنان غرفهها باید نقش یک عنصر آگاهیدهنده به شرکت خود در رابطه با فعالیتهای رقبای داخلی و خارجی را نیز ایفا کنند. بدین منظور باید به گونهای عمل کنند که این نقش را به نحو احسن اعمال کرده باشند.
رعایت نکات زیر موفقیت کارکنان غرفهها را در مورد نقش مذکور افزایش میدهد.
الف)کارکنان باید دید کلی نسبت به نمایشگاه داشته باشند. یعنی باید خود را یک بازدیدکننده انگاشته و با قدم زدن در راهروهای نمایشگاه پاخ این گونه پرسشها را بیابند:
- آیا فضای نمایشگاه، فضایی مناسب است؟
- آیا شرکتهای نمایشدهنده، با انگیزه در نمایشگاه حاضر شدهاند؟
- آیا محصولات نمایش داده شده، نو و جدیدند؟
- راهروهای غرفههای مختلف از نظر ازدحام جمعیت بازدیدکننده چگونهاند؟
- شرکتهای دیگر و از جمله رقبا چگونه امر تبلیغ و ترویج را در نمایشگاه انجام میدهند؟
- کدام غرفهها شلوغترند؟
ب)کارکنان سپس باید تفاوتهای محصولات و غرفههای خود را با دیگر رقبای داخلی و خارجی مورد ارزیابی قرار دهند. به این منظور آنها باید دورن غرفهها رقبا رفته و با دقت و حوصله غرفهها، کارکنان غرفهها و نکات مهم دیگر را مورد بررسی قرار دهند. از نظر قانونی ممانعتی بر سر انجام این گونه اعمال وجود ندارد.(داود ایزدی سرشت، نقش نمایشگاه بین المللی بازرگانی تهران در بازاریابی محصولات شرکتهای ایرانی، پاین نامه کارشناسی ارشد، تیر ماه 1375، ص125-129)