نقش کارکنان غرفه نمایشگاه

همه ساله در ایران و جهان نمایشگاه­هایی بزرگ داخلی و بین المللی برگزار می­شود. بسیاری از شرکت­ها نیز در این نمایشگاه­ها با هدف و بی هدف شرکت می­کنند. هر دو گروه این شرکتها، البته، دوست دارند حضوری موفق در نمایشگاه داشته باشند. اما آنچه که می­توان با قاطعیت ادعا کرد این است که بسیاری شرکتهایی که در نمایشگاهها حاضر می­شوند از اهمیت و نقش حضور مناسب کارکنان در غرفه غافل می­مانند:

به امید برجسته شدن نقش کارکنان غرفه­ها در موفقیت حضور نمایشگاهی شرکت­ها به ویژه برای صادرکنندگان کشور، به ذکر چند نکته مهم و مفید در رابطه با کارکنان غرفه می­ردازیم.

هر غرفه باید یک مدیر یا سرپرست داشته باشد. به علاوه وجود یک مترجم، کارشناس فنی فروش و یک کارگر که همگی از ظاهر و برخورد مناسبی برخوردار باشند نیز در غرفه ضرورت دارد. البته هر یک از این افراد باید آموزش­های لازم را در مورد فعالیت­های نمایشگاهی دیده و نسبت به اهداف شرکت در نمایشگاه نیز توجیه شده باشند. افراد مزبور علاوه بر لزوم داشتن حوصله کافی، انگیزه و تعهدی قوی، باید در مجموع از اطلاعات عمومی، اجتماعی، فنی و بازاریابی کافی برخوردار باشند. رعایت نکات زیر توسط کارکنان غرفه­ها،  موفقیت شرکت را افزایش می­دهد:

1)کارکنان در غرفه نشینند: نشستن کارکنان در غرفه­ها، این احساس را در بازدیدکنندگان به وجود می­آورد که کارکنان اهمیتی به حضور آنها نمی­دهند و یا این که دوست ندارند وقت خود را در اختیار آنها قرار دهند. باید توجه داشت که بازدیدکنندگان عموما به دنبال نقاط ضعف شرکت شما هستند.

2)کارکنان باید از خواندن در داخل غرفه­ها اجتناب کنند. برای جلب توجه بازدیدکنندگان فرصت بسیار کم است. بنابراین، فرصتها نباید به خاطر خواندن روزنامه یا مجله از دست بروند.

3)کارکنان باید از سیگار کشیدن، خوردن و آشامیدن، جویدن آدامس در داخل غرفه اجتناب کنند، چرا که بازدیدکنندگان علاقه­مند و موثررا از پرسیدن  منصرف می­کنند.

4)کارکنان باید با تمام بازدیدکنندگان رفتاری مودبانه داشته و حدالامکان به پرسش­های هر یک با حوصله پاسخ دهند.

5)کارکنان باید از مکالمه تلفنی در غرفه خودداری کنند چرا که ممکن است بازدیدکنندگان را از دست بدهند.

6)کارکنان باید به گونه­ای در غرفه­ها بایستند که مانع دید بازدیدکنندگان نگردند. معمولا بهترین جا برای ایستادن گوشه­­های راست و چپ غرفه است.

7)مطالب نوشتاری تهیه شده  جهت نمایشگاه (کاتالوگ، بروشور،..) را نباید در اختیار هر بازدیدکننده­ای قرار داد. زیرا که تعدادی از آنها بلافاصله یا بعد از چند قدم، آنها را دور می­ریزند، ثانیا این مطلب موجب ایجاد هزینه برای شرکت می­گردد. فراموش نگردد که این مطالب نوشتاری با هزینه­های بالایی تهیه شده­اند.

8)کارکنان غرفه­ها باید سعی کنند از صحبت کردند در غرفه­ها با یکدیگر تا حد امکان خودداری کنند. صحبت کردن در غرفه­ها بیانگر بی­توجهی به محیط اطراف خود و بازدیدکنندگانی است که ممکن است خریداران موثر باشند.

9)کارکنان باید برای کلیه مراجعان به غرفه­ها یک میزان ارزش و اعتبار قائل گردند.

10)راهروهای تنگ و استقبال گسترده بازدیدکنندگان از بعضی غرفه­ها، رفت و آمد جلو این غرفه­ها را به اندازه مشکل می­سازد، بنابراین کارکنان غرفه­های مختلف نباید با صحبت با یکدیگر در مقابل غرفه­های یکدیگر این مشکل را دامن زنند.

11)کارکنان باید خوش برخورد باشند تابدین وسیله بازدیدکنندگان بیشتری را جلب غرفه خود کنند.

12)کارکنان باید از نظر ظاهر کاملا آراسته باشند. این امر اگر چه مستقیما  در موفقیت شرکت نقشی ندارد اما به طور غیر مستقیم نقش بسیار مهمی دارد، چرا که موجب ایجاد ذهنیتی مثبت در بازدیدکنندگان نبت به شرکت و پرسنل شاغل در آن می­شود.

13)کارکنان غرفه­ها هنگام مذاکره با خریداران بالقوه بهتر است از نام آنها هنگام خطاب استفاده کنند، چرا که هر کسی دوست دارد که نام خودش را بشنود.

همان طور که ذکر شد، کارکنان غرفه­ها باید نقش یک عنصر آگاهی­دهنده به شرکت خود در رابطه با فعالیت­­های رقبای داخلی و خارجی را نیز ایفا کنند. بدین منظور باید به گونه­ای عمل کنند که این نقش را به نحو احسن اعمال کرده باشند.

رعایت نکات زیر موفقیت کارکنان غرفه­ها را در مورد نقش مذکور افزایش می­دهد.

الف)کارکنان باید دید کلی نسبت به نمایشگاه داشته باشند. یعنی باید خود را یک بازدیدکننده انگاشته و با قدم زدن در راهروهای نمایشگاه پاخ این گونه پرسش­ها را بیابند:

  • آیا فضای نمایشگاه، فضایی مناسب است؟
  • آیا شرکت­های نمایش­دهنده، با انگیزه در نمایشگاه حاضر شده­اند؟
  • آیا محصولات نمایش داده شده، نو و جدیدند؟
  • راهروهای غرفه­های مختلف از نظر ازدحام جمعیت بازدیدکننده چگونه­اند؟
  • شرکت­های دیگر و از جمله رقبا چگونه امر تبلیغ و ترویج را در نمایشگاه انجام می­دهند؟
  • کدام غرفه­ها شلوغ­ترند؟

ب)کارکنان سپس باید تفاوت­های محصولات و غرفه­های خود را با دیگر رقبای داخلی و خارجی مورد ارزیابی قرار دهند. به این منظور آنها باید دورن غرفه­ها رقبا رفته و با دقت و حوصله غرفه­ها، کارکنان غرفه­ها و نکات مهم دیگر را مورد بررسی قرار دهند. از نظر قانونی ممانعتی بر سر انجام این گونه اعمال وجود ندارد.(داود ایزدی سرشت، نقش نمایشگاه­ بین المللی بازرگانی تهران در بازاریابی محصولات شرکتهای ایرانی، پاین نامه کارشناسی ارشد، تیر ماه 1375، ص125-129)